L’acquisition du premier progiciel de gestion pour son entreprise apporte toujours son lot de questions. Quelle solution utiliser ? A qui s’adresser ?…
Mais aujourd’hui, nous allons nous pencher sur une autre question récurrente et pas des moins importante : combien cela va-t-il coûter ?

Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion pour gérer votre activité ? Face au nombre de logiciels de gestion d’entreprise existants, il devient difficile pour les PME de choisir leurs nouveaux outils informatiques. L’ERP (PGI/progiciel de gestion intégré,  en français) est une solution combinant à la fois gestion d’activité, la gestion de la relation client (ou CRM), le reporting et la comptabilité, le tout sur une même base de donnée. Nous avons déjà présenté les caractéristiques des ERP dans un précédent article,  mais quel budget allouer à ce type de solution ?

En effet, les prix variant en fonction de divers éléments propres aux besoins de chaque entreprise, nous allons décrire les différents postes de dépenses dans l’acquisition de son logiciel de gestion.

Progiciel de gestion : quelles dépenses ?

Intégration

L’Intégration correspond à la mise en place du progiciel de gestion dans votre structure. Elle comprend donc l’installation, le paramétrage et le test du logiciel. Le coût de l’intégration dépend du temps passé par votre prestataire et de la difficulté à déployer la solution, mais aussi du temps pour corriger les éventuels problèmes. Notez que si vos bases de données utilisent une technologie différente, un certain temps pourra être requis pour les convertir dans votre logiciel de gestion (qui rappelons-le, fonctionne sur une seule et unique base de donnée).

Le délai de déploiement est généralement plus court avec une solution SaaS (en ligne sur des serveurs distants), mais contrairement à ce que l’on peut penser, l’intégration de la solution n’est pas toujours incluse dans l’abonnement, ce qui peut engendrer des frais supplémentaires.

Comptez un budget allant de 3 000€  à 30 000€ selon la taille et la complexité du système à installer.

Personnalisation

Le prix d’acquisition de votre PGI varie souvent en fonction des modules complémentaires dont vous pourriez avoir besoin. Si vous désirez certaines fonctionnalités propres à votre business qui ne sont pas prévues dans les différents modules, l’agence web à qui vous ferez appel pour l’installation du PGI vous proposera des développements spécifiques pour les ajouter au logiciel de base. L’éditeur vous facturera donc le temps qu’il a consacré pour adapter le progiciel de gestion à vos exigences professionnelles.

Maintenance & Hébergement

Un élément capital à prendre en compte dans le calcul du coût d’un PGI est la maintenance. En effet, selon que votre PGI est dispensé sous SaaS ou directement installé sur vos serveurs en interne, les mises à jour ne sont pas toujours incluses dans l’achat et il faudra donc débourser plus pour maintenir votre système à jour.

Les prix des hébergements dans le Cloud (en Saas) sont généralement autour de 40€ par utilisateur et par mois. Pour une société de 10 employés cela revient donc à 4 800€/an. Ce qui en comparaison de la maintenance sur site par un informaticien est dérisoire.

Egalement à prendre en compte : le degré de spécialisation de l’outil : plus celui ci sera “de niche”,  plus il sera compliqué et cher à maintenir. Il faudra également vous assurer que vous avez le matériel nécessaire pour supporter votre nouvel outil (notamment les serveurs pour héberger la solution si elle est installée en interne).

Formation

Il ne faut pas oublier de prendre en compte les coûts de formation dans votre budget, car sans elle vos employés ne sauront pas utiliser la solution de manière optimale. Comptez  300 € à 900 € par personne pour une formation de qualité.

Vous voilà avec les idées plus claires sur le budget à allouer à la mise en place et au suivi de votre progiciel de gestion.
Tooap vous propose un accompagnement personnalisé durant tout le processus d’acquisition de votre progiciel.

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