Que ce soit pour un lancement de produit ou plus généralement pour une annonce importante, l’exposition médiatique et les retombées en terme de visibilité que la conférence de presse peut vous apporter sont énormes.

La préparation d’une conférence de presse demande de l’organisation. Il s’agit toujours d’un moment critique pour une entreprise car elle s’expose devant plusieurs médias. Voyons ensemble comment la préparer au mieux afin d’en tirer profit au maximum.

1. Définition

Comment définirait-on une conférence de presse ?

Partie intégrante des relations presse, il s’agit d’une réunion de journalistes invités par votre entreprise afin : de leur partager une information marquante qui impacte votre entreprise ou votre secteur d’activité, qu’ils reçoivent de la documentation et puissent poser des questions à l’organisateur.

2. Les étapes de l’organisation d’une conférence de presse

Listons les différentes échéances de préparation de l’événement :

J-20 : Il s’agit de choisir le sujet sur lequel vous allez communiquer auprès des journalistes. Il faut également déterminer le lieu de l’entretien. Préférez le faire directement dans vos locaux mais si vous n’en avez pas la possibilité, il est possible de louer des salles auprès d’hôtels ou d’organismes spécialisés.
Enfin, il vous faut choisir une date pour la conférence. Pour ça, préférez la faire en fin de semaine et tôt le matin, autour de 9h. La réunion matinale est préférable car les journalistes vont en fin de matinée à leur débriefing avec leurs responsables de publication. Cela augmentera les chances de voir votre actualité traitée le jour même. Si ce n’est pas déjà fait, préparez votre dossier de presse (notamment les photos/illustrations).

J-7 : Il vous faut rédiger l’invitation pour les journalistes. Tâchez de faire une invitation concise et jolie en précisant bien l’adresse ainsi que l’heure de début et fin estimée. Enfin ajoutez un numéro sur lequel le responsable de l’événement pourra être joignable en cas de besoin.

J-4 ou j-5 : Il s’agit maintenant d’envoyer l’invitation aux journalistes. Ce document sera généralement envoyé par mail à partir de votre fichier presse. Préférez l’envoyer le lundi car les journalistes planifient les réunions de la semaine ce jour. Ils auront ainsi d’avantages de temps pour monter une équipe ou trouver quelqu’un disponible pour venir à votre événement.

J-1 : Pensez à relancer les rédactions des médias que vous faîtes venir. Les imprévus de dernière minute arrivent souvent dans le journalisme. Tâchez d’avoir la liste à jour des personnes qui seront présentent le lendemain. De votre côté, révisez votre pitch auprès de vos collègues.

Jour J : La conférence de presse à lieu

J+1 : C’est le moment de récupérer un maximum de retombées presse que vous inclurez dans votre revue de presse.

3. Le déroulement de la conférence de presse

Soyez ponctuels

Tâchez d’arriver une heure avant le début de la conférence. Vous commencerez à préparer l’espace pour accueillir les journalistes. Prévoyez un peu plus de chaises que de nécessaire, on ne sait jamais. Préparez tous les supports que vous prévoyez de donner aux journalistes pour la conférence. Ne soyez pas étonné que certains arrivent en retard, alors faites en sorte qu’ils puissent trouver le lieu de la conférence facilement au sein des locaux.

Commencez la conférence à l’heure, le temps des journalistes est précieux. Il est important que chaque média puisse vous identifier vous ou les personnes qui vous accompagnent. Pour cela, tous le monde doit porter un badge avec son nom et sa fonction au sein de l’entreprise, ou à défaut, posez devant vous un petit écriteau avec ces mêmes informations.

Votre pitch

Votre pitch doit être dynamique, concis et clair. Appuyez vous sur un support comme un powerpoint que vous projetterez en face des journalistes.

Faites toujours face aux journalistes et regardez les dans les yeux ! Le langage corporel prend tout son sens pendant un pitch. Idéalement votre discours doit faire 10-15 minutes. C’est une durée suffisante pour faire passer votre message sans noyer l’audience sous des informations parfois inutiles.

A la fin de votre discours, les journalistes prennent la parole pour un questions-réponses d’une vingtaine de minutes. Vous restez maître de la conférence, n’hésitez pas à l’arrêter si vous jugez qu’elle dure trop longtemps.

L’après conférence

Veillez à laissez un petit coin buffet pour après la conférence avec quelques viennoiseries, du café, du jus d’orange… Ce sera l’occasion de sympathiser avec les journalistes. Ces derniers pourront également vous poser des questions additionnelles qu’ils auraient oubliés de poser auparavant. N’hésitez pas à leur glisser de petites infos chocs au détour de la conversation. Ils se sentiront favorisés et n’hésiteront pas à revenir !

Vous savez maintenant tout sur l’organisation et le déroulement d’une conférence de presse. N’hésitez pas à passer par un prestataire extérieur pour vous aidez dans l’organisation de l’événement, vous profiterez de leur fichier presse bien rempli et à jour.

 

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